Web内容管理系统可以让大量非技术性内容编撰者在可能包含了成千乃至上百万个内容页面的大型企业Web站点中轻松地更新和创建新的Web页面。这些系统为以下3个核心功能提供了一些改变。
●编辑工作流程，审批流程，及个人网页撰写者的访问管理。
●页面、目录、内容撰写人账号和常用系统操作的网站管理。
●交互的用户界面(通常是基于浏览器的)不需要Web、HTML或者CSS技术知识创建Web内容。
在常用CMS驱动的Web站点中，Web 编辑工作流程如下所示:
1)领城专家、本地部门工作人员或者撰写人使用Web浏览器来添加、更新或者修改页面内容，以使用CMS功能及执行编辑、网站管理功能。
2)最终的内容会通过一系列通 知发送给指定的审批人，以在较大型Web站点的那个区域刊出。
3)审批人检查新的内容，要么发布要么退回修改。
4) CMS i汇集了审批后要发布的内容，在大型的Web站点上，这些内容通常会在一天的特定时间间隔发布到一个“实时的”服务器上。大多数CMS还会按需进行实时网站更新。
CMS中的文本、图形和网站管理工具用来允许没有多少HTML或者CSSA识的用户创建和管理复杂的Web内容。现在，大多数大型的公司、企业和综合性网站邢采用在分收式编辑环境中使用CMS管理的方式，分散式的编辑环境拥有成百上千个为企业网站创建大多数内容的个人撰稿者、内容审批者、编辑和媒介供稿人。
大多数的CMS使用数据库来存储Web内容。通常，文本和媒介文件(图形、照片、播客、视频)都采用XML形式存储以供“重复使用、灵活演示、同时在多个网页更新”之需。CMS使用模板来为整个网站提供一致的用户界面、企业标识品牌和版式演示。越来越多的CMS模板采用复杂的XSLT (eXtensible Style Language Transformation，可扩展样式语言变换)文件形式制作，该文件可以在Web页面中将XML内容改头换面成适合传统的Web浏览器、视障读者阅读的格式、诸如手机之类的移动设备，以及方便打印的格式查看。
2.博客
由于易用性以及支持软件、Web日志或者博客等现成功能是Web内容管理最为流行、廉价和普及的形式，因此诸如Blogger、Roller 或者WordPress等博客软件都支持非技术类用户将文本、图形和数字媒介文件轻松地集成到交互的Web页面中。博客实际上是一个简单的CMS，通常支持以下了个核心功能。Web上的文字、图形和多媒体内容的轻松发布。支持博客读者张贴评论的内置工具(可选功能)。
常见的博客内容类型是在线的日常生活事件(个人博客)或者对特定主题(政治、技术和专业主题)的简短评论，不过博客软件可以轻松地支持社交网络或者企业内外交流的协作。例如，很多大学将博客软件用做简单的CMS，以支持不懂技术的教员和管理员快速张贴通知、紧急公告和其他实时材料。
对于小型的(10-20个页面)、具有特定用途的、小型企业或者部分的Web站点而言，博客型网站将完全能够满足需求，它可以使用-组友好、没有技术含量的编辑工具与(常见的)诸如日历、自动分类和导航控件的工具以及RSS反馈来快速创建和运作。如果带有内容张贴和读者评论的博客功能不适合你的要求，可以关闭评论功能，使用一个便宜的仅拥有友好的Web站点开发、编辑工具及轻量级CMS的软件包。
3.维基
维基是一种以内容为主导的Web站点的特殊形式，它可以支持众多用户协作创建Web页面。维基区别于博客和其他CMS的功能是，维基允许所有用户更改维基页面内容，而非只发布关于内容的评论。维基中著名的维基百科在线百科全书可以被任何用户公开访问和编辑，但是维基软件也支持非公开协作的项目，在这些项目中，仅团队成员能查找和编辑维基内容。常用的诸如PBwiki、MediaWiki (由Wikipedia使用)和JotSpot商业维基工具提供了搜索、浏览和编辑功能，以及限定对选定用户访问的账号管理和安全功能。在维基百科中，这些内容的更改通常会在更改后即时可见，并且这种工作流模型是“开放的”，不会对更改的及添加的新内容进行正式的审查。这种开放的模型允许众多撰稿者进行快速的改进和更新，但是可能不适合处理那些为企业内联网的受众或者更大型的万维网访问者提供可查阅的敏感性或者有争议性的材料的项目。
4. RSS
简易供稿(Really Simple Syndication， RSS) 是生成组可以同时在Internet或者本地企业内联网等多处地方即时出现的“标题”和Web链接的好办法。RSS与基于XML的反馈格式相似，它们都可以为很多形式的Internet媒介提供一组自动更新的标题、深圳网站建设Web链接或者简短的内容片段。可以使用以下显示软件阅读RSS :众多邮件程序、主要的Web浏览器 (Firefox、Internet Explorer、 Opera、Safari)、类似Surfpack或FeedDemon之类的专用RSS聚合器软件，以及诸如iGoogle、MyYahoo!和其他定制的企业、Interneti ]户之类的Web门户网站等。大多数博客软件都可以生成RSS反馈来通知用户已经更新的内容，市面上还有很多特殊用途的RSS反馈编写软件。当博客创建完RSS反馈文件后或者桌面RSS软件生成了RSS反馈文件后，该文件会放置在Web服务器上，反馈可以使用传统的URL (统一资源定位器)，采用类似于Web页面的方式来处理(//whatever-site.com/my-rss-feed.xml).每次更新RSS反馈文件时用户都会在自已的E-mail、Web 浏览器或者门户页面上看到这些新的标题。
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